Du bon de livraison
à l'entrée en stock.
À la réception, toute l'information est disponible, mais c'est souvent là qu'elle est le moins bien saisie. Un bon de livraison posé sur un bureau peut mettre trois semaines à devenir une ligne de stock, avec des erreurs à la clé.
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Où l'information se perd
Le chauffeur attend, le magasinier signe, le bon part dans une bannette. À ce moment, le stock informatique n'a pas bougé et la seule trace de la livraison est ce papier.
Trois jours plus tard, quelqu'un qui n'était pas sur le quai ressaisit le bon. Il ne peut plus recompter les quantités ni savoir qu'un carton manquait : il saisit ce qui est écrit sur le bon, qui ne correspond pas toujours à ce qui est arrivé.
Entre-temps, des pièces sont souvent déjà parties sur un chantier.
Contrôler pendant que le camion est là
Le contrôle quantitatif se fait pendant que le camion est là : c'est le seul moment où une anomalie peut être opposée au transporteur ou au fournisseur. Une fois le camion reparti, elle devient difficile à prouver.
Inutile de tout déballer : compter les colis, vérifier l'état apparent et ne détailler les références que sur les postes à forte valeur suffit dans la plupart des cas.
Les réserves
Toute anomalie constatée s'écrit sur le bon avant de signer, de façon précise. « Sous réserve de déballage » ne protège pas ; « Colis 3 sur 5 ouvert, deux vannes manquantes » est opposable.
Une photo prise sur le moment, avec le bon et le colis dans le même cadre, rend la réserve difficile à contester et évite des litiges de plusieurs centaines d'euros.
Le bon devient une pièce consultable
Photographié sur le quai, le bon de livraison est daté, rattaché à sa commande et consultable par tous ceux qui en ont besoin, sans passer par le classeur du dépôt.
La lecture automatique des lignes supprime la saisie, mais la validation par une personne reste nécessaire : c'est elle qui distingue ce que le fournisseur a écrit de ce qui a été livré.
Traiter chaque écart jusqu'au bout
Un écart de réception a trois issues possibles : un avoir du fournisseur, un complément de livraison ou une acceptation. Chacune est décidée, datée et suivie jusqu'à sa clôture.
Un écart coûte peu tant qu'il est traité ; c'est l'écart resté ouvert, que personne ne relance, qui finit par coûter cher.
Questions fréquentes
Faut-il conserver les bons papier une fois photographiés ?
Posez la question à votre expert-comptable : les conditions de la copie fiable dépendent aussi de votre organisation. En attendant, conservez l'original tant que la réponse n'est pas donnée par écrit.
Que faire quand le bon ne porte pas les références internes ?
Établissez une fois pour toutes la correspondance entre la référence du fournisseur et la vôtre ; sans elle, chaque réception demande une interprétation.
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